Аутсорсинг офисной печати или MPS (Managed Print Services) - новый и активно развивающийся вид обслуживания печатной техники, при котором Заказчику предлагается комплексный набор услуг, обеспечивающий бесперебойность процессов Заказчика, связанных с использованием копировально-множительной техники и печатью документов, позволяющий минимизировать, систематизировать и прогнозировать! затраты на печать документов.
Выгоды:
- Снижение затрат на печать документов за счет:
- централизации расчетов за услуги;
- оптимизации бизнес-процессов;
- повышения прозрачности затрат;
- отсутствия необходимости приобретения расходных материалов;
- освобождения внутренних ресурсов компании для других целей;
- Повышение качества обслуживания за счет:
- наличия договорных отношений;
- четко установленных критериев и параметров оценки качества оказываемых услуг;
- Обеспечение качества текущего обслуживания за счет:
- проактивных мероприятий для снижения рисков возникновения сбоев в работе печатной техники;
- выполнения работ квалифицированными специалистами;
- наличия центра компетенций по копировально-множительной технике;
- использования качественных материалов и инструментов;
- Освобождение управленческого ресурса для решения профильных задач.
1. Предоставление оборудования в аренду.
2. Регламентные и профилактические работы на оборудовании.
3. Работа по заявкам (инцидентам).
4. Единая служба поддержки пользователей (Service Desk).
5. Доставка картриджей и других расходных материалов (вплоть до бумаги).
6. Установка ресурсных и не ресурсных деталей, логистика.
7. Система учета и мониторинга заявок в режиме реального времени ответственным сотрудником Заказчика.
8. Запасной фонд расходных материалов и ресурсных частей.
9. Организация подменного фонда оборудования и осуществление подмены оборудования в случае невозможности восстановления в срок, оговоренный в SLA.
10. Рекомендации по оптимизации затрат на печать.
Оптимизация сервиса печати.
По истечении 3-х месяцев работы на основании накопленных статистических данных Исполнителем разрабатываются и выдаются Заказчику варианты оптимизации сервиса печати.
Порядок оказания услуги.
Заявки на получение услуг принимаются сотрудниками службы Service Desk любым из доступных Пользователям Заказчика каналам связи: по телефонным линиям; по электронной почте; факсом; служебной запиской; через личное обращение.
Каждое поступившее обращение регистрируются сотрудником SD, который в дальнейшем сопровождает данное обращение на протяжении всего его жизненного цикла, то есть до его закрытия. Поступившие обращения проходят предварительную оценку, в результате чего им присваивается тип и приоритет. Тип обращения определяется исходя из услуги, предоставление которой связано с обращением. Приоритет присваивается исходя из серьезности имеющихся или возможных последствий обращения, а также его срочности.
В процессе обработки обращения происходит его исследование и диагностика, ищется возможный способ решения, производится решение (по телефону, при помощи удаленного доступа, специалистами на рабочем месте Пользователя или любым другим доступным способом) и закрытие. Если обращение не удается решить в срок, оговоренный с Заказчиком в соглашении об уровне услуг, пользователю могут быть предложены альтернативные способы получения услуги.
Помимо типа и приоритета обращение имеет также статус, который меняется в зависимости от стадии обработки.
Закрытие обращения производится с согласия пользователя Заказчика - инициатора обращения.
Стоимость услуг.
В соответствии с предлагаемой формой комплексного сервисного обслуживания печатающей техники нет фиксированных и дополнительных платежей. Общая стоимость сервисного обслуживания в месяц формируется из количества произведенных оттисков за период, умноженных на стоимость одного отпечатка. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно на основании подписанного Акта оказания услуг за отчетный месяц.